Pourquoi entamer une démarche de simplification de votre organisation ?

Les organisations – en particuliers les PME – recherchent des solutions rapides et efficaces. Simplifier s’impose alors comme un leitmotiv, que l’on retrouve dans nombre de rapports annuels, qui détaillent les efforts de simplification comme un vecteur d’amélioration de la marge et un moyen de travailler en meilleure intelligence. Ainsi, les entreprises tentent, en simplifiant leur modèle organisationnel, de recréer un environnement interne plus ouvert et propice aux initiatives entrepreneuriales pour recréer les conditions de l’innovation, et donc porter la croissance.

Mener des initiatives pour simplifier une organisation apporte de multiples avantages, à court et moyen termes. Pour être efficace et inscrite dans la durée, la démarche de simplification doit s’appliquer à toutes les entités, fonctions et/ou opérations de l’entreprise et ne pas se limiter aux seules fonctions de back office.

Très rapidement, les premiers bénéfices se feront ressentir sur l’amélioration des niveaux de l’EBITDA et du BFR (premiers indicateurs de profitabilité aisément restituables); et à terme, c’est l’ensemble de la performance des processus et de l’organisation qui s’en trouvera amélioré.

Ainsi, l’enjeu de la démarche de simplification dépasse le cadre de la stricte rationalisation ou d’impératifs en matière de réduction de coûts.
Transverse à toutes les fonctions internes de l’organisation, la démarche de simplification doit alors faire partie intégrante de la culture d’entreprise afin que les collaborateurs puissent se la réapproprier. Avec, à la clé, de meilleures interactions au sein et hors des écosystèmes de l’organisation (clients finaux, fournisseurs, partenaires), procurant à l’entreprise de nouveaux leviers de compétitivité et de différenciation.

• Pourquoi et comment dématérialiser mes documents administratifs ?
• Comment simplifier et exploiter mes données clients et fournisseurs ?
• Comment simplifier la gestion de mes devis et mes factures ?
• Comment optimiser le travail de mes collaborateurs  ?

Supprimer le papier !

Le sujet de la dématérialisation des documents administratifs est la première préoccupation des dirigeants de PME. Outre la dématérialisation des factures qui deviendra une obligation pour les petites et moyennes entreprises en 2019, elle permet des gains mutuels pour les entreprises et les administrations : réduction des coûts (impression et envoi postal), diminution de l’empreinte carbone, suppression des manipulations de documents « papier », diminution des temps de traitement, garantie de remise des documents, fluidité des échanges …

Exploiter les données !

Au même niveau que la dématérialisation, les données clients, prospects et fournisseurs représentent l’ADN et le patrimoine de votre entreprise. Ces données doivent être structurées et automatisées afin de pouvoir les exploiter. Des outils de Gestion de Relation Clients (Fournisseurs) sont devenus indispensables pour maîtriser votre marché, vos coûts, vos offres, et faire prospérer votre entreprise.

Les outils à disposition sur le marché sont multiples et nécessitent un cadrage de vos besoins auprès de professionnels métier.

Conseil en Organisation et Optimisation de la performance numérique

Pack Conseil Numérique PME « Faire mieux et plus vite avec moins de papier »

Diagnostiquer l’existant (Audit et cartographie de SI, mesure de la performance, audit d’usage des logiciels …)

Mettre en évidence des axes d’améliorations selon les enjeux métiers de l’entreprise

Planifier la transformation (définition et étude de scénarios, feuille de route, évaluation des moyens nécessaires, …)

Piloter la mise en oeuvre (recherche de prestataires et accompagnement à la contractualisation, suivi de la réalisation, réception des projets …)

Accompagner dans l’adoption des changements par les utilisateurs

Évolutions de la relation client

L’acquisition de nouveaux clients est considérée comme le défi majeur pour 42 % des collaborateurs de TPE-PME en 2016, et le numérique y joue un rôle important. Pour plus de la moitié (52%), le numérique leur permet d’améliorer les relations avec leurs clients, mais aussi de mieux les connaître et de mieux connaître leurs besoins (47%). 45% se sentent également mieux à même d’engager les clients et de développer le chiffre d’affaires grâce au numérique. (Selon une étude conduite par Microsoft et Ipsos Mori en 2016 auprès de 300 PME)

Aujourd’hui, dans le monde professionnel, le parcours du client B2B débute et finit déjà souvent sur des médias digitaux. C’est ce que vient appuyer une étude récente de l’institut Demand Gen : 72 % des acheteurs commencent par le web pour chercher des solutions et prestataires*, dont 22 % qui établissent le premier contact avec le fournisseur via des médias sociaux* (LinkedIn notamment). Cette étude met également en avant l’importance des contenus publiés qui influe sur la prise de décision.

L’avènement du digital a donc changé les règles du jeu et bouleversé les codes : le client a repris le pouvoir et revendique son autonomie.

Aujourd’hui, il peut absolument tout voir, tout comprendre, tout acheter, tout comparer en quelques clics et se procurer produits et services dans le monde entier, sans avoir besoin de rencontrer un vendeur « humain ».

Dans ce contexte, les entreprises qui ne sauront pas s’adapter à cette nouvelle réalité sont voués à la disparition.

Comment me faire connaître auprès de mes prospects ?

• Comment promouvoir mes solutions et vendre plus ?
• Comment connaître mes prospects et clients ?
• Comment fidéliser mes clients  ?
• Quels sont les bénéfices des réseaux sociaux pour mon business ?

Comment le commercial (2.0) à l’ère du numérique peut-il se servir du digital pour en faire un outil d’aide à la vente et non un rival ?

Améliorer la relation client grâce au numérique

Sur la fonction commerciale, Vokto Conseil accompagne ses clients dans l’élaboration et le déploiement d’une stratégie digitale, nous ne réalisons pas de sites web ou de prestations de web marketing. Nous aidons nos clients à assimiler les concepts fondamentaux et les bonnes pratiques de l’entreprise 2.0, nous les aidons à concevoir, piloter et sous-traiter leurs projets, à conduire les changements internes à l’entreprise pour assurer la transition numérique dans la culture et les processus humains.

De part notre expertise technique et notre appartenance à un écosystème d’entreprises du numérique, nous les accompagnons dans le choix de solutions (Web, solution de CRM, mobilité …) appropriées à leur business et dans les dispositifs marketings à mettre en place (SEO, SEM, ContentMarketing …)

Vokto Conseil vous propose une offre packagée sur l’optimisation du parcours clients

Réponse à l’attente du marche & analyse des concurrents

Connaissance de la cible en profondeur & différentiation du message

Adaptation des circuits de distribution & choix des vecteurs de Com

Réorganisation des forces de vente / Mesure & Optimisation

• Etude de la politique des concurrents
• Evolution des attentes des clients
• Force et différentiation de sa proposition de valeur
• Outillage de notre démarche méthodologique
• Examen critique de la politique de communication (forme et fond)
• Visibilité numérique
• Optimisation du tunnel de conversion
• Solutions de diminution des coûts des ventes
• Possibilité d’accélération de la croissance
• Développement des ventes multicanal

43% des entreprises  de moins de 300 postes concèdent ne pas avoir mis en place de dispositifs adaptés pour faire face aux risques numériques qu’elles courent.

Même une simple panne de serveur peut compromettre l’ensemble de votre activité. L’évolution de la nature des risques rend indispensable la protection de vos systèmes numériques contre toutes les menaces possibles. Et un simple dépannage informatique en mode « pompier » en cas problème, est souvent inadapté aux contraintes de vos activités.

Dans la plupart des cas, lorsqu’est survenu un incident critique, les processus de continuité et de reprise d’activité  n’étaient pas adaptés au niveau.

Il existe plusieurs méthodes pour assurer la continuité de service d’un système d’information qui ne pourra jamais bénéficier d’une fiabilité à 100%. Certaines sont techniques, d’autres reposent sur des règles d’utilisation et de comportement. Quelle que soit la démarche retenue (préventive, curative ou mixte), nous pouvons vous accompagner pour choisir les outils et méthodes adaptées à votre contexte.

La continuité de fonctionnement de vos outils informatiques et télécoms revêt aujourd’hui une importance critique pour votre activité, compte tenu de l’innovation des outils numériques au sein de votre organisation.

Les menaces pouvant affecter le bon fonctionnement de votre système d’information sont multiples :

• actions humaines malveillantes ou  non intentionnelles
• dommages physiques directs
• dysfonctionnements logiciels
• dommages indirects

Que vous détestiez le monde numérique ou qu’il n’ait pas de secret pour vous, la continuité de services de votre système d’information est indispensable à l’existence de votre organisation et à sa pérennité.

Vos bureaux n’ont plus de connexion internet : doit-on mettre en place au niveau routeur une bascule sur un abonnement dégradé automatique, ou pouvez-vous vous permettre d’envoyer tous vos collaborateurs dans le Starbuck le plus proche en attendant que la situation soit rétablie (supposant bien sûr que votre informatique est virtualisée et déportée) ?

Vous avez un point de vente et vous cablez les différentes caisses enregistreuses. Les questions à se poser sont : si une caisse lâche, les autres prendront-elles le relai sans perte de données automatiquement (continuité d’activité) ou par une opération manuelle (reprise d’activité).

Votre système de consolidation de chiffre d’affaire ne fonctionne plus (panne internet, panne serveur, etc.). Combien de temps faut-il avant que cela n’ait un impact sur votre activité ? Est-il plus rentable d’avoir des procédures de remise en fonction (reprise), ou qu’un système de monitoring enclenche automatiquement une bascule vers un système de secours (continuité)

Prévoir pour garantir la poursuite de votre activité en toute circonstance

Ces questions toutes les entreprises se les posent ou doivent se les poser. Pour y répondre, Vokto a composé des solutions de reprise ou de continuité d’activité adaptées aux PME et PMI.

Que se soit dans la mise en place d’un Plan de Reprise d’activité (PRA) ou d’un Plan de Continuité d’activité (PCA), les équipes de Vokto sont  à même de vous préconiser le meilleur dispositif et vous accompagner dans sa mise en oeuvre

Un PRA permet d’assurer, en cas de crise majeure de votre système informatique, la reconstruction de son infrastructure et la remise en route des applications. Il doit permettre de basculer sur un système de relève capable de prendre en charge les besoins informatiques nécessaires à la survie de l’entreprise.

Le PCA apporte une réponse notamment dans les situations où les locaux sont partiellement ou totalement détruits, et face à une indisponibilité durable de l’informatique. Il peut aussi couvrir les risques de blocage de l’activité liés à des contraintes externes comme des mouvements sociaux et une pandémie (grippe aviaire).

Maintien en conditions opérationnelles d’infrastructures numériques et IT

Infogérance et maintien en conditions opérationnelles

• Supports aux utilisateurs & Helpdesk
• Services Managés
• Délégations de personnel

Maîtriser ses coûts

Une PME ou une collectivité, même une association, est amenée à faire des choix importants, souvent structurants sur le moyen et long terme.

Souvent focalisée sur des objectifs de maîtrise ou de réduction des coûts, elle ne peut échapper à un impératif : disposer d’un système numérique qui n’occasionnera pas à terme de surcoûts importants ou qui ne se révélera pas inadapté à son contexte et besoins spécifiques.

Les analyses de coûts doivent adopter une démarche globale et prendre en compte les éléments ponctuels et récurrents, les besoins de trésorerie, ainsi que le niveau de souplesse d’évolution.

Le choix d’une solution numérique doit prendre en compte l’aspect financier mais ne doit pas reposer sur ce seul critère.

De nombreuses organisations pensent que l’optimisation de leurs coûts IT impliquent une réduction des coûts et investissements directs. Or, la gestion financière optimisée d’un système d’information doit aussi inclure une prise en compte des coûts indirects et des coûts cachés, souvent les plus difficiles à identifier.

C’est là que réside la difficulté dans l’optimisation des coûts IT : trouver le juste équilibre entre la réduction des coûts visibles et l’accroissement des coûts invisibles.

Le degré d’obsolescence du matériel et les moyens technologiques utilisés dégradent-ils les performances globales de votre activité ?

Cette inefficacité a-t-elle un impact indirect sur le CA, sur la qualité des services délivrés ou la fidélisation clientèle ?

A-t-on déterminé, à l’aide d’une stratégie informatique, les axes d’amélioration susceptibles de diminuer les dépenses trop lourdes ?

L’organisation a-t-elle procédé à un audit pour optimiser les postes de réduction des coûts dans les domaines informatique et téléphonique ?

Vokto aide les dirigeants à piloter leur fonction SI & faire du numérique un levier de performances, dans un contexte où le développement de l’économie numérique rend cette fonction primordiale pour toutes tailles d’établissements, et notamment pour les petites et moyennes structures.

• Conseil & définition de la trajectoire numérique
• Pilotage & suivi du fonctionnement du SI
• Conduite de projets, analyse & communication associées
• Analyse des risques & politique de sécurité

Directeurs du numérique / DSI externes Vokto ayant une forte culture Métiers et une expérience de la gestion d’entreprise

• Outillage de notre démarche méthodologique
• Différents niveaux de services afin de s’adapter aux capacités financières client
• Démarche d’industrialisation partielle de ce service afin de réduire les coûts
• Qualités pédagogiques nécessaires au coaching numérique des dirigeants
• Conduite de projets couvrant une vision numérique 360°
• Pragmatisme et coûts adaptés aux réalités des PME
• Capacité à assurer la mise en œuvre opérationnelle de certains domaines du plan d’actions

Opportunité de se former auprès de son prestataire

Une question qui se pose lorsque vous souscrivez une offre de services informatiques est celle de la formation dispensée par votre prestataire. Pourquoi le personnel informatique de votre PME, votre collectivité ou votre association ne profiterait-il pas de son expertise technique et des solutions technologiques qu’il fournit lors de ses interventions ? Le contrat pourrait inclure un accompagnement dans ce domaine. En outre, la formation prévue devrait être adaptée à la résolution de la problématique rencontrée par vos collaborateurs. La connaissance apprise devrait pouvoir être mise plus tard en pratique de manière autonome. Cette formation contribuerait ainsi à enrichir la culture technique de votre organisation.

Lors de ce transfert de compétences, la mission d’un prestataire ne serait pas complète sans avoir identifié les lacunes éventuelles dont souffre votre personnel informaticien dans l’utilisation des solutions transmises. Ce transfert de technologie est un véritable enjeu car les gains de compétence ainsi obtenus permettraient d’accroître la capacité de votre organisme à améliorer ses réponses vis-à-vis de son marché ou des exigences de son public. Une formation de qualité aboutirait ainsi à un retour sur investissement appréciable : meilleure prise en main du système d’information, plus grande autonomie de vos informaticiens, meilleure réactivité de leur part, capacité accrue à faire face aux nouveaux défis technologiques.

Le mode de transfert des connaissances utilisé (sur place, dans le centre de formation du prestataire, par email, vidéo, tutoriaux, en Intranet ou elearning) devrait être personnalisable pour s’adapter aux besoins des utilisateurs. Ces modules d’enseignement devraient même pouvoir être pris en charge par l’organisme collecteur au titre de la formation continue.

Pourquoi ne pas tirer parti de l’expertise technique de votre prestataire informatique pour en faire profiter votre  personnel concerné ?

Le professionnalisme de votre prestataire a un prix. Est-il prêt à aider votre staff à augmenter ses compétences selon un processus d’accompagnement adapté à ses besoins ?

Le transfert de technologie permettrait de :

• bénéficier d’une expertise technique sur des projets spécifiques ;
• profiter d’un transfert de compétences au bénéfice de mes équipes ;
• disposer du point de vue d’experts qui vous oriente dans vos décisions techniques.

Savoir-faire

Parce que le transfert de compétence technique est un enjeu important dans la gestion d’une entreprise, Vokto a développé un savoir faire d’une quinzaine d’année dans ce domaine avec ses nombreux clients et partenaires.

Nos formations spécialisées vous permettront de développer vos compétences sur les solutions IT et d’améliorer la productivité de vos équipes.

Parce que chaque entreprise est unique, Vokto propose des prestations personnalisées comprenant l’assistance à la configuration de vos infrastructures et l’accompagnement des utilisateurs, au travers d’un transfert de compétences personnalisé.

Nos formateurs

Les formateurs Vokto sont avant tout des professionnels de l’IT, qui disposent de compétences transverses en matière de systèmes et réseaux, ainsi que de compétences avancées dans les domaines de la virtualisation, de la sécurité, du stockage… De formation supérieure et possédant une parfaite maîtrise des solutions proposées, ils disposent des certifications validées par des centres d’examen officiels. Cette compétences est renforcée par une expérience enrichie par une implication régulière dans la réalisation de projets, au contact de contextes variés, dans le souci permanent de la continuité de l’informatique d’entreprise.

Formation et gestion de la compétence technique

Accompagnement d’un collaborateur dans l’administration et l’exploitation quotidienne d’un élément d’infrastructure

• Perfectionnement d’un administrateur avancé
• Cursus ciblé sur des fonctionnalités particulières
• Formation sur site* ou dans nos locaux
• Formation collectives ou individuelle, inter ou intra entreprise
• Profil administrateur et utilisateur
• Apprentissage, mise à niveau, perfectionnement, maîtrise
• Capacité à assurer la mise en œuvre opérationnelle de certains domaines du plan d’actions

Comment tirer parti des outils numériques pour manager ses équipes à l’ère du digital ?

Ou comment mieux intégrer une dimension digitale dans le management pour améliorer l’efficacité et la performance des entreprises au XXIe siècle ?

Le partage d’informations est aujourd’hui plus encore qu’hier crucial au sein de l’entreprise : les collaborateurs ne sont pas toujours au bureau, ils ont besoin en mode « nomade » de pouvoir montrer des documents à des tiers, partager des comptes rendus suite à des visites clients … Vos collaborateurs doivent pouvoir créer, partager et modifier des fichiers de travail (ex : agenda, fichiers word, excel en temps réel). Des applications Web et mobiles existent et permettent d’améliorer la communication interne dans l’entreprise.

Les solutions collaboratives vous permettent de définir les documents à partager via des allocations de ressources. La 1ère démarche est de comprendre l’importance clé de la collaboration à l’ère de la mobilité, les solutions du marché sont nombreuses et s’adaptent à vos besoins.

Les individus ont adopté des outils et des comportements nouveaux dans leur vie personnelle qui leur permettent d’échanger rapidement, de partager leurs idées et de les transformer. Il est grand temps que les entreprises, elles aussi, embrassent ces évolutions et adoptent les nouveaux codes et outils de la société du XXIe siècle afin d’apporter plus de réactivité et de dynamisme dans les relations professionnelles.

Quels outils numériques pour quelles usages internes ?

Qui peut être concerné dans mes équipes  ?

Quid de la protection, de la confidentialité des données de l’entreprise, et la fiabilité des réseaux comme garantie d’une accessibilité permanente ?

Comment éviter le rejet des outils numériques par les collaborateurs de l’entreprise ?

Priorité aux usages

En tant que partenaire privilégié des PME, Vokto a construit sa notoriété sur la confiance et la qualité des prestations fournies. La proximité avec les dirigeants de PME nous a conduit à nous intéresser aux enjeux métiers des entreprises pour proposer des solutions pragmatiques qui tiennent compte des moyens de telles organisations.

Le management des équipes est la clé de voûte de toute organisation structurée. Il ne suffit pas de mettre en place un nouvel outil de gestion, une nouvelle procédure, ou donner la possibilité aux personnes de travailler à distance pour avoir une organisation efficiente…

Nous avons développé une approche centré sur les usages effectifs terrains. Il s’agit d’identifier à partir d’un audit-diagnostic les processus internes à optimiser et les utilisations réellement faites des outils numériques. Nous mettons alors en corrélation les enjeux métiers de l’entreprise par rapport aux outils numériques.

• Audit-diagnostic des usages et processus métiers
• Optimisation et préconisation d’un plan action
• Pilotage de la mise en oeuvre du plan
• Analyse des écarts et ajustements

Directeurs du numérique / DSI externes Vokto ayant une forte culture Métiers et une expérience de la gestion d’entreprise

• Outillage de notre démarche méthodologique
• Différents niveaux de services afin de s’adapter aux capacités financières client
• Démarche d’industrialisation partielle de ce service afin de réduire les coûts
• Qualités pédagogiques nécessaires au coaching numérique des dirigeants
• Conduite de projets couvrant une vision numérique 360°
• Pragmatisme et coûts adaptés aux réalités des PME
• Capacité à assurer la mise en œuvre opérationnelle de certains domaines du plan d’actions